Luiss, Libera Università Internazionale degli Studi Sociali Guido Carli (di seguito “Luiss” o “Titolare”), è un’Università autonoma che offre un modello formativo avanzato.
La presente informativa descrive le caratteristiche dei trattamenti svolti da Luiss sui dati personali conferiti da coloro che presentano domanda di assegnazione di alloggi, evidenziando i diritti che la normativa riserva loro.
Aggiorniamo periodicamente questo documento per adattarlo alle vigenti disposizioni di legge e/o alle nuove modalità di trattamento dei dati personali, garantendone quindi la trasparenza.

Quali dati personali raccogliamo?

Il Titolare raccoglie e tratta i seguenti dati personali:

• dati identificativi dello studente (nome, cognome, C.F., data e luogo di nascita, sesso);
• dati di contatto (e-mail).

In base alla tipologia di richiesta, verrà eventualmente trattata anche documentazione relativa allo stato di invalidità e/o alla situazione economica. Tali dati possono rientrare nelle categorie particolari di dati personali di cui all’art. 9 del Regolamento (UE) 2016/679.

Per quali finalità raccogliamo i dati e perché il trattamento è legittimo?

Il Titolare raccoglie e tratta le informazioni personali dell’interessato per le seguenti finalità:

• verificare i requisiti per l’attribuzione di alloggi Luiss o alloggi convenzionati (la legittimazione giuridica del trattamento è l’ esecuzione di misure precontrattuali e contrattuali ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. b) GDPR);
   
• gestire l’eventuale attribuzione di alloggi Luiss o alloggi convenzionati (la legittimazione giuridica del trattamento è l’ esecuzione del contratto ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. b) GDPR).

Qualora, in relazione alla specifica richiesta, vengano trattati dati relativi allo stato di invalidità o disabilità, rientranti nelle categorie particolari di dati personali di cui all’art. 9 del Regolamento (UE) 2016/679, il relativo trattamento è effettuato nei limiti di quanto strettamente necessario ed è lecito ai sensi dell’art. 9, par. 2, lett. b) del medesimo Regolamento, in quanto necessario per l’adempimento di obblighi e l’esercizio di diritti in materia di protezione sociale.

Il trattamento di eventuali dati relativi alla situazione economica dell’interessato è effettuato esclusivamente per le finalità sopra indicate e sulla base delle condizioni di liceità di cui all’art. 6 del Regolamento, non rientrando tali dati tra le categorie particolari di cui all’art. 9.

Il conferimento dei dati personali è necessario per la valutazione della richiesta di assegnazione degli alloggi; il mancato conferimento comporterà l’impossibilità per il Titolare di procedere all’istruttoria e all’eventuale attribuzione dell’alloggio.

Con quali modalità il Titolare tratta i dati personali e per quanto tempo li conserva?

I dati personali dell’interessato sono trattati sia in modalità cartacea che elettronica (servers, database in cloud, software applicativi etc.).

Il Titolare conserva le informazioni dell’interessato per un periodo di tempo individuato secondo i criteri di prescrizione civile e nel rispetto di specifiche leggi di settore, nonché in base ai termini necessari per il corretto perseguimento delle finalità sopra individuate. In particolare, i dati saranno conservati per tutta la durata della procedura di assegnazione e del rapporto contrattuale e, successivamente, per un periodo massimo di 10 anni dalla cessazione del rapporto, salvo diversi obblighi di legge o necessità di tutela dei diritti del Titolare.

A chi comunichiamo i dati personali?

• ambito di comunicazione interno
  
  Possono accedere ai dati personali dell’iscritto solo i dipendenti e i collaboratori Luiss che ne abbiano necessità per offrirle i servizi richiesti e limitatamente alle sole informazioni a ciò strumentali e connesse. In particolare:
   
• personale Amministrativo
  
  I nostri dipendenti e collaboratori sono stati informati e formati sull’importanza del rispetto dei principi e delle regole in materia di trattamento dei dati personali.
   
• ambito di comunicazione esterno
  
  Il Titolare condivide le informazioni personali degli interessati con alcuni fornitori che la coadiuvano nell’erogazione dei servizi richiesti e che sono a tal fine specificatamente nominati in qualità di Responsabili soggetti terzi ed esterni al trattamento. In particolare:
   
• terze parti delle quali il Titolare si avvale per l’erogazione dei servizi strumentali alla gestione del complesso dei rapporti con l’interessato.

Qualora il fornitore acceda ai dati, lo farà rispettando la normativa vigente in materia di protezione dei dati personali e le istruzioni impartite dal Titolare.

Quest’ultimo non comunica informazioni personali ad altre terze parti senza il consenso dell’interessato, a meno che ciò non sia richiesto dalla legge o da un’Autorità:

• nel caso in cui sia necessario per motivi di sicurezza nazionale;
• per motivi di interesse generale;
• in relazione ad una richiesta proveniente dalle Autorità pubbliche.

I dati vengono trasferiti all’estero?

I dati dell’interessato non vengono, di norma, trasferiti al di fuori dello Spazio Economico Europeo. Nell’eventualità in cui si rendesse necessario tale trasferimento saranno applicati gli istituti previsti dal Capo V del GDPR.

Quali sono i diritti che la legge riconosce all’interessato del trattamento e come può esercitarli?

Il GDPR garantisce all’interessato del trattamento specifici diritti. In particolare, il diritto di accesso, rettifica, opposizione a trattamenti finalizzati ad attività commerciali o esclusivamente automatizzati, cancellazione, limitazione e portabilità del dato, nonché il diritto di rivolgersi all’Autorità garante per la protezione dei dati personali. Il Titolare non effettua processi decisionali automatizzati né attività di profilazione ai sensi dell’art. 22 GDPR.

Qualora l’interessato desideri esercitare i diritti riconosciuti dalla legge potrà inviare, senza alcuna formalità, una e-mail all’indirizzo privacy@luiss.it o scrivere al Titolare, Luiss Guido Carli, all’indirizzo di Viale Pola n. 12 – 00198 – Roma, specificando la propria richiesta e fornendo le informazioni necessarie alla sua identificazione.

I riferimenti del Responsabile per la protezione dei dati personali (RDP o Data Protection Officer, DPO) sono consultabili sul sito web del Titolare www.luiss.it.